1. Personelin Genel Şartları

Personel belgelendirme hizmetlerinde görev alan personelin yetki ve sorumlulukları görev tanımları ile belirlenir.

USTA, personel belgelendirme hizmetleri kapsamında görev alan personelin gelişimini Çalışanların İzlenmesi ve Eğitimi Prosedürü kapsamında izler ve gerektiğinde ihtiyaç duyulan tedbirleri alır.

Personelin izlenmesi ve performansının yönetimi İktisadi İşletme Müdürünün sorumluluğundadır. Performansa ilişkin sonuçlar gerektiğinde Yönetimin Gözden Geçirilmesi toplantısında değerlendirilir.

USTA gerekli hizmetlerin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan asgari personeli istihdam eder. Diğer hususlar ve personel belgelendirme hizmetlerindeki değerlendiriciler USTA’nın kendi personelinden oluşabileceği gibi dış personel olarak da görevlendirilebilir. Bu kişilerin ilgili görev tanımları ve varsa ulusal yeterliliklerde belirlenen ölçütleri sağlamalarından USTA sorumludur. Dış personel olarak görevlendirilen kişilerle sözleşme imzalanır, bu kişilere gerekli oryantasyon eğitimi sunulur ve personel belgelendirme hizmetleri kapsamında elde edecekleri bilgilerin gizliliğini koruyacaklarına ve tarafsız ve bağımsız davranacaklarına dair Gizlilik, Tarafsızlık ve Bağımsızlık taahhütnamesi imzalatılır. Kişiye görev tanımı teslim edilir ve gerektiğinde revize edilir.

Personel için bir personel dosyası açılır ve sözleşme ve taahhütname ile görev, yetki, sorumluluk ve niteliklerine ilişkin destekleyici kanıtlar bu dosyada saklanır. USTA, kendi personelinin belgelendirmesini yapmaz.

2. Belgelendirme Faaliyetlerinde Yer Alan Personel

Personel, imzaladıkları Gizlilik, Tarafsızlık ve Bağımsızlık Taahhütnamesi gereği, belgelendirme hizmetlerinden yararlanan kişilerle arasında muhtemel bir çıkar ilişkisinin olması ve bu ilişkinin sınavların gizliliğini ve tarafsızlığını doğrudan veya dolaylı şekilde tehlikeye düşürme ihtimalinin bulunması halinde durumu derhal Sınav Hizmetleri Sorumlusuna bildirmekle yükümlüdür.

Gerçekleştirilecek sınavlarda görev alacak değerlendiriciler ile gözetmelerin seçimi ve görevlendirilmesi ile ilgili hususlar ilgili ulusal yeterlilik sınav talimatında belirtilmiştir. Teorik sınavlarda sorumlu değerlendiricinin yanı sıra gözetmenlere de görev verilebilir. Gözetmenler sadece sınavlarda genel kurallara uygunluğun gözlenmesi amacıyla bulunurlar, idari işlemleri takip ederler. Gözetmenler değerlendirmeye ilişkin herhangi bir faaliyette bulunamazlar.

Uygulama sınavlarında gözetmen yer alması gerekmez, sadece değerlendiriciler görev alır. Değerlendiricilerin performansları ve güvenilirliği izlenir ve gerektiğinde düzeltici faaliyet uygulanır. Tüm uygulama sınavları ve sınav materyali için ayrıca geçerlilik ve güvenilirlik analizleri yapılır.

Değerlendirici ve gözetmenler Sınav Hizmetleri Sorumlusu tarafından görevlendirilir ve görev tanımları teslim edilir. Gizlilik, Tarafsızlık ve Bağımsızlık Taahhütnamesi imzalarlar. İlgili ulusal yeterlilik ve sınav talimatları ile prosedürlere uygun olarak faaliyet gösterirler.

Personel belgelendirme sürecinde görev alan diğer personelin görev, yetki ve sorumlulukları Sınav ve Belgelendirme Prosedürü ile ilgili sınav talimatları ile belirlenir. Bu kişiler de Gizlilik, Tarafsızlık ve Bağımsızlık Taahhütnamesi imzalarlar.

3. Dış Kaynak Kullanımı

USTA, belgelendirme kararı alınması hariç, personel belgelendirme hizmetlerine ilişkin süreçlerde dış personel kullanabilir. Bu durumda aşağıdaki hususlar güvence altına alınarak dış personel kullanımına ilişkin faaliyetler sözleşmeler çerçevesinde sürdürülür:

- Dış personel tarafından yürütülen tüm faaliyetlerin sorumluluğu USTA’ya aittir.

- Yeterli bilgi birikimi ve niteliği olan kişiler dış personel olarak görevlendirilir. Belirlenen ölçütleri sağlamayan kişiler için görevlendirme yapılamaz.

- Dış personelin sorumlulukları yapılan sözleşme çerçevesinde düzenlenir, gerekli hallerde Çalışanların İzlenmesi ve Eğitimi Prosedürü kapsamında dış personele ihtiyaç duyabileceği hususlarda eğitim sağlanır.

- Dış personel, Çalışanların İzlenmesi ve Eğitimi Prosedürü çerçevesinde dönemsel olarak performans gözetimine tabi tutulur ve durumu sorumlu yönetici tarafından değerlendirilir, gerekli tedbirler alınır.

- Dış personel için dosya açılır, performansına ve yaptığı faaliyetlere ilişkin gerekli kayıtlar bu dosyada takip edilir.

4. Diğer Kaynaklar

Personel belgelendirme hizmetlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan kaynaklar öncelikli olarak USTA bünyesinde karşılanır. Gerekli hallerde sözleşmeler yapılarak kaynakların dışarıdan temini sağlanabilir. Bu durumda, dışarıdan sağlanan kaynak için gerekli denetim ve kontroller yapılarak kaynak temin edilir. Dış kaynaklı işi gerçekleştiren kuruluşların listesi Hizmet Alımı Yapılan Kuruluşların Listesi ile kayda alınır.