1. Başvuru Sahipleri, Adaylar ve Belgeli Personel Kayıtları
KYS kapsamında yürütülen faaliyetler kayıt altına alınır. Kayıtların ilgili mevzuata da uygun olacak şekilde tanımlanması, oluşturulması, kolay ulaşılabilir biçimde tasnif edilmesi, muhafaza edilmesi ve elden çıkarılmasını sağlamak üzere Kayıtların Kontrolü Prosedürü oluşturulmuştur.
Kayıtların belirlenmesi, yönetimi ve elden çıkarılması Kayıtların Kontrolü Prosedürü’ne göre gerçekleştirilir.
Belge Kullanım Sözleşmesi gereği, belgelendirilmiş kişiler belgelendirme şartları veya şartlardaki değişiklikleri yerine getirememeleri halinde belgelerini iade etmekle yükümlüdür. Bu hususlara ilişkin dokümantasyon Sınav ve Belgelendirme Prosedürü çerçevesinde yapılmıştır.
2. Kamuya Açık Bilgi
USTA, personel belgelendirmesi yaptığı kişileri, web sayfasından ilan eder. Bu bilgilendirme belge kapsamı ve geçerlilik durumunu içerir.
USTA personel belgelendirmesi sürecine ilişkin olarak belgelendirme programının kapsamını, başvuru, süreç, belgelerin düzenlenmesi vb bilgileri talep olmaksızın web sitesinden ilan ederek bu bilgileri kamuya açık tutar. Belgelendirmeye ilişkin ön şart olması halinde bu hususa ayrıca yer verilir.
Tüm bilgilendirme ve reklam süreçlerindeki bilgilerin doğruluğu kontrol edilir, yanıltıcı bilgilerden kaçınılır.
3. Gizlilik
USTA, bilginin saklanması ve açık tutulmasına ilişkin olarak Bilginin Gizliliği ve Güvenlik Prosedürünü hazırlamış ve yürürlüğe koymuştur.
Sınav ve belgelendirme süreçlerinde görev alan personelin bilginin gizliliğini sağlaması amacıyla, Gizlilik, Tarafsızlık ve Bağımsızlık Taahhütnameleri imzalamaları sağlanır. Ayrıca her türlü hizmet alımı sözleşmesinde süreçte edinilen bilgilerin gizliliğine ilişkin olarak gerekli maddeler ilgili sözleşmelere eklenir.
Başvuru sahiplerine imzalatılan ve belge almaları halinde geçerli olan Belge Kullanım Sözleşmesi ile adayların, sınavın ve diğer adayların ilgili bilgilerinin korunmaları sağlanmaktadır.
USTA, süreç içerisinde elde ettiği tüm bilgileri Bilginin Gizliliği ve Güvenlik Prosedürü çerçevesinde saklı tutmakta, yasal zorunluluklar ve bilginin ilgili olduğu tarafların yazılı izni dışında hiçbir kişi veya kurum/kuruluş ile paylaşmamaktadır. Yasal zorunluluk halinde yapılacak bilgilendirmenin kapsamı Bilginin Gizliliği ve Güvenlik Prosedüründe tanımlanmıştır.
4. Güvenlik
Sınav ve belgelendirme süreçlerinde güvenliğin sağlanması Bilginin Gizliliği ve Güvenlik Prosedürü ile dokümante edilmiş ve güvence altına alınmıştır.
Bu prosedür çerçevesinde:
a) Yetkisi dahilindeki sınav materyalinin güvenliğini sağlamakla ilgili protokoller gereği işbirliği ilgili birimlerin sorumluluğu altındadır. Bu materyalin nasıl ve ne kadar süre ile saklanacağı vb. kanıtlar USTA'ya sunulur.
b) Sınav materyalinin neler oldukları ilgili sınav talimatlarında ayrıntılı şekilde açıklanır.
c) Sınav sürecinin nasıl yürütüleceğine dair bilgiler Sınav ve Belgelendirme Prosedürü’nde açıklanmış olup, sınavın aşamaları ilgili sınav talimatlarında detaylı biçimde tarif edilmektedir. Ayrıca işbirliği yapılan kurum kuruluşlarla yapılan protokollerde, bu kuruluşlara sorumluluğu dahilindeki faaliyetlerin analizi ve raporlanması görevleri de verilmiştir.
d) USTA, soru bankaları sürekli güncellenir ve aynı sorularla sınav yapılması engellenir. Her sınav öncesinde yapılan detaylı planlama ve organizasyonla sınav ekipmanlarının yeterli sayıda ve çalışır vaziyette temin edilmesi sağlanır. Diğer sınav materyali (soru ve cevap kağıtları, kontrol formları, sınav yönergeleri vb.) her sınav için basılır, kontrol edilir ve çoğaltılır.
USTA;
a) Adayların Belge Kullanım Sözleşmesi imzalamalarını talep ederek, gizli tutulması gereken sınav malzemelerini yaymayacaklarına veya hileli sınav uygulamalarına katılmayacaklarına dair taahhütlerini alarak,
b) Bir sınav gözetmeni veya değerlendiricinin sınavda bulunmasını talep ederek,
c) Adayın kimliğini doğrulayarak,
d) Sınav alanına izin verilmeyen her türlü yardımın engellenmesi için ilgili sınav talimatlarını ve prosedürleri uygulayarak,
e) Adayların izin verilmeyen yardımlara sınav süresince erişimini önleyerek,
f) Kopya belirtilerini görmek için sınav sonuçlarını izleyerek,
g) Sınavları sesli ve görüntülü olarak kayda alarak,
hileli sınav uygulamalarını engellemektedir.
